Absage Bewerbung: So formulieren Sie höflich und rechtskonform

Absagen auf Bewerbungen schreiben ist Alltag für Personaler*innen in vielen Unternehmen. Das bedeutet aber nicht, dass es einfach ist. Nachdem Sie den*die Wunschkandidat*in gefunden haben, besteht die Herausforderung darin, den anderen Bewerber*innen eine Absage zu schreiben. Sie wollen dabei höflich bleiben, aber gleichzeitig auch rechtlich auf der sicheren Seite sein.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie am besten vorgehen. Unsere Muster für wertschätzende und höfliche Absagen können Ihnen Anregungen für Ihre Formulierungen geben.

Muss ich eigentlich eine Absage auf eine Bewerbung schreiben?

Oft bewerben sich auf eine offene Stelle viele Kandidat*innen. Da kostet es Zeit, Absagen für die Kandidat*innen zu formulieren, die es nicht geschafft haben. Rein rechtlich müssen Sie den Bewerber*innen keine Jobabsage zukommen lassen. Allerdings sprechen einige Gründe deutlich für ein Absageschreiben.

Das Absageschreiben hilft Ihrer Employer Brand

Der wichtigste Punkt: das Image der Firma. Bewerber*innen sind vollkommen berechtigt frustriert, wenn sie sich mit einer Bewerbung Mühe geben und keinerlei Reaktion von dem*der Arbeitgeber*in erhalten. Diesen Frust lassen viele Jobsuchende dann auch heraus – bevorzugt im Internet.

Beispielsweise berichten Bewerber*innen auf sozialen Netzwerken oder aber speziellen Bewertungsplattformen für Unternehmen (z.B. kununu) von ihren Erfahrungen im Bewerbungsprozess und dem Vorstellungsgespräch. Das wirft definitiv kein gutes Licht auf Ihr Unternehmen.

Abgesehen davon ist es auch einfach eine Frage der Höflichkeit. Mit einer freundlichen und wertschätzenden Absage auf die Bewerbung geben Sie dem*der Kandidat*in das Gefühl, dass Sie seine*ihre Mühe zu schätzen wissen. Darüber hinaus ist es für die Candidate Experience besonders wertvoll, wenn Bewerber*innen ein Feedback erhalten, das ihnen die Chance gibt, ihre Bewerbung ggf. noch zu verbessern. Auch das zahlt auf Ihre Employer Brand ein.

Worauf kommt es bei einer Absage an?

1. Schnelle Rückmeldung

Die meisten Bewerbungen finden online statt. Wer eine E-Mail mit Lebenslauf und Zeugnissen an ein Unternehmen schickt, der erwartet auch eine zeitnahe Rückmeldung des Unternehmens.

Vermeiden Sie es also, die Bewerber*innen zu lange warten zu lassen. Eine kurze Eingangsbestätigung zu Beginn lässt die Kandidat*innen wissen, dass ihre Unterlagen angekommen sind und nun geprüft werden.

2. Der richtige Zeitpunkt für die Absage

Das Warten auf eine Reaktion des Unternehmens ist für die meisten Jobsuchenden besonders unangenehm.

Spannen Sie Bewerber*innen daher nicht unnötig auf die Folter und teilen Sie ihnen sofort mit, wenn eine Entscheidung für die Besetzung der Position gefallen ist. Der richtige Zeitpunkt für eine Absage auf die Bewerbung ist entscheidend.

Sagen Sie jedoch keinesfalls sofort ab! Stattdessen ist es rechtlich nötig, dass die Unterlagen jedes*jeder Bewerber*in gründlich geprüft werden. Dafür ist ein Zeitfenster von zwei Tagen bis zwei Wochen vorgesehen. Antworten Sie erst nach diesem Zeitraum. In Recruitee können Sie beispielsweise eine automatisierte Absagemail nach einem vordefinierten Zeitraum verschicken.

So entsteht nicht der Eindruck, dass eine Bewerbung von Anfang an keine Chance bekommen hat. Danach müssen Sie sich entscheiden und den Bewerber*innen mitteilen, ob sie zu einem Gespräch geladen oder aus dem Rennen sind.

Kleiner Tipp: Wenn sich die Bearbeitung verzögert, dann informieren Sie die Jobsuchenden kurz darüber – ein Anruf genügt hierfür.

3. Feste*r Ansprechpartner*in

Für die Jobsuchenden ist es wichtig, dass sie eine*n feste*n Ansprechpartner*in haben, der*die sich um den Vorgang kümmert.

Bei einem großen Unternehmen gibt es eine Personalabteilung. Bei kleineren Betrieben ist für gewöhnlich die Assistenz der Geschäftsleitung für die Bewerbungen zuständig.

Wichtig ist, dass es immer nur eine*n Ansprechpartner*in gibt, der*die sich von Anfang bis Ende mit den Bewerber*innen auseinandersetzt.

4. Länge der Bewerbungsabsage

Halten Sie sich bei der Länge an eine einfache Grundregel: Eine Jobabsage sollte präzise sein und nicht zu sehr ins Detail gehen. Als Richtwert gilt ein Briefbogen – länger sollte die Absage nicht ausfallen.

5. Textbausteine oder individuelle Absage?

Natürlich bietet es sich bei einer Absage zunächst an, auf Textbausteine zurückzugreifen. Häufig wird dies aber als unpersönlich empfunden und schürt bei den Bewerber*innen den Frust, statt ihnen ein Gefühl von Wertschätzung zu vermitteln.

Insofern empfiehlt es sich durchaus, ein Absageschreiben zu individualisieren. Sie können Textbausteine als Ausgangspunkt nehmen und diese dann individuell anpassen.

Beziehen Sie sich beispielsweise auf den Lebenslauf oder das Anschreiben des*der Bewerber*in und heben Sie einzelne Aspekte hervor. Das zeigt, dass Sie sich eingehend mit der Bewerbung beschäftigt haben und hinterlässt trotz der Absage einen positiven Eindruck bei dem*der Bewerber*in.

Schenken Sie einer Absage immer so viel Aufmerksamkeit wie jedem anderen Brief, der das Unternehmen verlässt.

6. Wertschätzung trägt zur Candidate Experience bei

Eigentlich muss es im Interesse des Unternehmens liegen, jede*n Bewerber*in wertschätzend zu behandeln. 

Wer heutzutage auf Jobsuche geht, der tauscht sich mit Familie, Freund*innen sowie Kolleg*innen aus. Dazu gibt es auch noch zahlreiche Bewertungsplattformen für Arbeitgeber*innen, die von Jobsuchenden herangezogen werden.

Wer also mühsam seine Unterlagen zusammenstellt und dann keine Reaktion erhält, teilt das gerne mit der breiten Öffentlichkeit.

Ein Unternehmen, das Bewerber*innen verprellt, schadet somit langfristig dem Image. Umgekehrt kann ein zuvorkommend behandelnder Jobsuchender durchaus das Image aufwerten – auch dann, wenn er eine Absage erhalten hat.

Wie schreibt man eine Absage?

Der Aufbau der Absageschreiben ist eigentlich immer ähnlich und sollte idealerweise so aussehen:

1. Formulieren Sie einen präzisen und zugleich eindeutigen Betreff, der sich auf die Position bezieht. Die meisten Jobsuchenden bewerben sich parallel auf mehrere Stellen und sind daher froh, wenn sie sofort erkennen, von welchem Unternehmen die E-Mail kommt.
2. Die Begrüßung fällt formal, freundlich und dennoch wertschätzend aus. Den*Die Bewerber*in immer mit Namen ansprechen und auf eine korrekte Schreibweise achten.
3. Generell können Sie davon ausgehen, dass sich der*die Bewerber*in viel Mühe für die Bewerbung gegeben hat. Dafür sprechen Sie ihnen Ihren Dank aus.
4. Der Balanceakt folgt in der Mitte: Die Begründung. Grundsätzlich sollte eine Absage auf Bewerbungen immer möglichst positiv formuliert sein. Sie müssen klarmachen, dass es zu keinem Vorstellungsgespräch kommt. Und gleichzeitig jeden Zweifel minimieren, dass es an den Fähigkeiten des*der Bewerber*in liegt. Formulieren Sie eindeutig, dass er*sie im Bewerbungsprozess eine faire Chance hatte. Achten Sie darauf, dass Sie positive Merkmale und Talente hervorstellen, und betonen Sie, dass ein*e andere*r Kandidat*in dem Anforderungsprofil einfach noch besser entsprochen hat.
5. Eine Absage ist immer ein Nein – Sie können zum Schluss aber gerne konstruktives Feedback geben, sofern das angemessen ist. Oder noch einmal hervorheben, was Ihnen an der Bewerbung besonders gut gefallen hat. Seien Sie gerne kreativ und spontan und schreiben Sie nicht zu bürokratisch.
6. Zum Schluss verabschieden Sie sich höflich und machen dem*der Bewerber*in Mut, indem Sie ihm*ihr alles Gute für den weiteren beruflichen Werdegang wünschen.

Wie formuliert man höflich eine Absage für eine Bewerbung?

Idealerweise nehmen Sie sich die Zeit, für jede*n Bewerber*in eine individuelle Absage zu schreiben.

Wenn das zeitlich nicht realisierbar ist, können Sie alternativ auch die folgenden Texte als Muster nutzen und diese einfach an den notwendigen Stellen anpassen.

Wenn Sie eine Recruitment Software wie Tellent Recruitee nutzen, können Sie automatisierte E-Mail-Vorlagen für Absagen erstellen. Diese können von allen Personalverantwortlichen Ihrer Firma als Grundlage genutzt und bei jeder Absage leicht individualisiert werden. Auf diese Weise gibt es einen einheitlichen Prozess im gesamten Unternehmen für Absagen. Der Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Versendung von E-Mails an die Bewerber*innen wird somit erheblich reduziert.

Wie erklären Sie eine Absage? Muss man einen Grund angeben?

Der wohl größte Balanceakt bei Bewerbungsabsagen: Gründe nennen oder lieber nicht? Sie können schon davon ausgehen, dass die Bewerber*innen gerne wissen möchten, warum sie eine Jobabsage erhalten.

Allerdings sitzen Sie als Personaler*in zwischen den Stühlen, denn Sie müssen auch das AGG (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz) im Blick behalten.

Das AGG verbietet Diskriminierung aufgrund ethnischer Herkunft, Geschlecht, Behinderung, Religion, Weltanschauung, Alter oder der sexuellen Identität.

Um auf der sicheren Seite zu bleiben, raten Jurist*innen dazu, bei einem Absageschreiben möglichst keinen Grund zu nennen und neutrale Formulierungen zu wählen.

Sollten Sie individuelle Absagen vorziehen, ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre Absagen rechtskonform und ohne Fehler formulieren. Die Absage darf keinen Zweifel zulassen, dass sie darauf beruht, dass es eine Diskrepanz zwischen Anforderungsprofil und Qualifikation gibt.

Sollte die Entscheidung jedoch auf anderen Gründen basieren, dann verzichten Sie am besten auf eine Begründung. Verweisen Sie in diesem Fall lieber darauf, dass ein*e andere*r Kandidat*in dem Anforderungsprofil besser entsprochen hat.

Wie können Sie Klagen wegen Diskriminierung vorbeugen?

Das AGG verursacht Ihnen als Personaler*in aus guten Gründen Bauchschmerzen – denn Sie befürchten bei jeder Jobabsage eine Klage. Das ist der Grund, warum die meisten Unternehmen gar keine Gründe nennen.

Bei den Bewerber*innen führt das jedoch häufig zu Frust. Eine Jobabsage lässt sich wesentlich besser verarbeiten, wenn man den Grund dafür kennt und eventuell sogar erfährt, was man bei der nächsten Bewerbung noch verbessern könnte.

Wenn Sie Bewerber*innen auf Augenhöhe begegnen wollen, macht es durchaus Sinn, transparent zu arbeiten und einen Grund anzugeben. Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind, müssen Sie allerdings unbedingt auf eine rechtskonforme Formulierung achten. Lassen Sie optimalerweise die Absage von einem*einer Jurist*in überprüfen.

Der richtige Umgang mit einer Absage auf die Bewerbung schwerbehinderter Arbeitnehmer*innen

Eine Bewerbung von einem*einer schwerbehinderten Arbeitnehmer*in ist kritisch – hier müssen Sie eine Absage formulieren, die absolut rechtssicher ist. Schließlich ist es Ihnen wichtig, Compliance-Verstöße zu vermeiden.

Erst einmal müssen Sie die Schwerbehindertenvertretung direkt nach dem Eingang der Unterlagen informieren. Sie dürfen die Bewerbungen zwar sichten, aber keine Vorauswahl treffen. Sollte am Ende des Verfahrens die Entscheidung gegen den*die Bewerber*in fallen, ist es ganz besonders wichtig, dass Sie ein rechtskonformes Absageschreiben formulieren.

Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Sofern Ihr Unternehmen die Schwerbehindertenquote erfüllt, genügt eine formlose Absage – wie bei allen anderen Bewerber*innen auch.
• Wird die Quote nicht erfüllt, muss der*die Bewerber*in unter Darlegung der Gründe über die Absage informiert werden. Die Begründungspflicht ist in diesem Fall wichtig, denn eine Standardabsage genügt nicht.

Bewerberpool anlegen – die Sache mit dem Datenschutz

Nicht selten gibt es vielversprechende Kandidat*innen, deren Bewerbungsunterlagen Sie gerne speichern würden. Gerade bei Initiativbewerbungen ist das manchmal sinnvoll. Allerdings kommen Sie hier auch schnell mit dem Datenschutz in Schwierigkeiten.

Bewerberdaten dürfen Sie nicht einfach speichern. Laut Bundesdatenschutzgesetz ist es so, dass alle Daten nach spätestens zwei Monaten gelöscht werden müssen.

Möchten Sie also einen Bewerber*innen-Pool mit Talenten führen, müssen Sie die Bewerber*innen schriftlich um eine Zustimmung zur Datenspeicherung bitten.

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Automatisierung und Wertschätzung widersprechen sich nicht

Absagen für Bewerbungen gehören zwar zum Alltag, sollten aber dennoch nicht unterschätzt werden. Eine HR-Software wie Tellent Recruitee kann Sie dabei unterstützen, diese Routineaufgabe zu automatisieren – aber ohne dabei auf einen wertschätzenden Umgang mit den Bewerber*innen zu verzichten.

Buchen Sie gerne Ihre persönliche Demo-Session bei unseren Expert*innen und finden Sie heraus, wie dies auch in Ihrem Unternehmen funktionieren kann.

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